Profil zastosowania programu

  • Hurtownie farmaceutyczne, hurtownie kosmetyczne
  • Działy firm prowadzących hurtową i detaliczną sprzedaż lekarstw, suplementów diety oraz kosmetyków
  • Eksporterzy i importerzy artykułów farmaceutycznych
  • Magazyny / apteki przyszpitalne

Funkcjonalność

  • Kartoteka towarów
  • Obsługa kontrahentów
  • Rejestracja sprzedaży
  • Wprowadzanie zakupów
  • Gospodarka magazynowa
  • Przepływ dokumentów
  • Kontrola płatności i zamówień
  • Raporty i zestawienia
  • Współpraca z urządzeniami mobilnymi
  • Raportowanie ZSMOPL
  • Weryfikacja autentyczności leków NMVS
  • Integracja z KSeF - Krajowym Systemem e-Faktur

Integracja z KSeF

System Q-Hurtownia Farmaceutyczna 3000 SQL jest przygotowany na integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Dodatkowy moduł KSeF współpracuje z rządowym systemem w trzech różnych zakresach:

  • Generowanie dokumentów sprzedaży w ustrukturyzowanym formacie XML
  • Transmisja dokumentów sprzedaży do portalu KSeF oraz odbiór identyfikatora KSeF i kodu QR
  • Import ustrukturyzowanych faktur zakupu z platformy KSeF
Termin obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wprawdzie został odroczony, jednak wdrożenie faktur ustrukturyzowanych w sposób nieunikniony będzie obowiązkowe dla wszystkich firm. Dlatego warto już teraz pomyśleć o wdrożeniu tego rozwiązania.

O programie

  • Q-Hurtownia Farmaceutyczna 3000 SQL to nowoczesny, zwalidowany wewnętrznie przez producenta, wielomodułowy, skalowalny systemem prowadzący i wspomagający pracę placówki handlowej.
  • Pozwala na automatyzację obiegu dokumentów związanych z zamówieniem klienta, zamówieniem do dostawców, zakupem i sprzedażą artykułów farmaceutycznych, kosmetycznych, sprzętu, towarów handlowych oraz usług.
  • Q-Hurtownia Farmaceutyczna 3000 SQL może znaleźć zastosowanie w różnego typu placówkach.
    Może być również podstawą do stworzenia specjalizowanej wersji dostosowanej do potrzeb konkretnego Klienta.

Q-Hurtownia Farmaceutyczna 3000 SQL jest następcą programu Q-Hurtownia Farmaceutyczna 3000

Integracja z rejestrami
medycznymi

Program Q-Hurtownia Farmaceutyczna 3000 SQL jest zintegrowany z:

  • Rejestrem hurtowni farmaceutycznych, co gwarantuje użytkownikowi systemu pełne i zawsze aktualne dane dotyczące podmiotów uprawnionych do obrotu produktami leczniczymi. Jeśli firma zarejestrowana w systemie utraci zezwolenie program wyświetla ostrzeżenie
  • Rejestrem produktów leczniczych, na którego podstawie można tworzyć karty towarów
  • Rejestrem decyzji GIF, co gwarantuje bieżące dane nakazujące wstrzymanie serii produktu leczniczego. Dzięki temu realizacja decyzji GIF przez personel HF może być natychmiastowa

QM-ZSMOPL

Hurtownie farmaceutyczne mają obowiązek raportowania informacji o przeprowadzonych transakcjach oraz stanach magazynowych do Zintegrowanego Systemu Monitorowania Obrotu Produktami Leczniczymi (ZSMOPL).

Program Q-Hurtownia Farmaceutyczna 3000 SQL współpracuje z modułem QM-ZSMOPL, który umożliwia wysyłanie raportów w trybie codziennym na serwer ZSMOPL.

Sprawozdania mogą być generowane ręcznie lub wysyłane automatycznie, bez udziału Użytkownika.
Program umożliwia przechowywanie w archiwum wszystkich wygenerowanych i wysłanych do ZSMOPL komunikatów.

QM-Serializacja Leków

Program Q-Hurtownia Farmaceutyczna 3000 SQL współpracuje z modułem QM-Serializacja Leków, który umożliwia sprawdzanie autentyczności leków oraz synchronizację danych z systemem weryfikacji prowadzonym przez Krajową Organizację Weryfikacji Autentyczności Leków "KOWAL"

Specyfikacja funkcjonalna modułu QM-Serializacja Leków:

  • Autoryzacja do portalu "KOWAL"
  • Rejestrowanie leków za pomocą czytnika kodów w formacie 2D, lista kodów podpięta do danego przychodu towaru
  • Obsługa zapytań o autentyczność serii wysyłana do systemu „KOWAL”, rejestracja odpowiedzi
  • Obsługa synchronizacji przychodu towaru z systemem "KOWAL" z uwzględnieniem obowiązków hurtowni farmaceutycznej
  • Obsługa operacji rozchodu towaru uwzględniająca wydanie farmaceutyków (np. likwidacja) - synchronizacja z "KOWAL"
  • Obsługa pozostałych operacji rejestrujących wykorzystanie serii przez hurtownię farmaceutyczną (np. wydanie do jednostki medycznej)
  • Historia komunikacji i przekazu danych do systemu "KOWAL"

Kartoteka towarów

Program Q-Hurtownia Farmaceutyczna 3000 SQL współpracuje z modułem QM-Serializacja Leków, który umożliwia sprawdzanie autentyczności leków oraz synchronizację danych z systemem weryfikacji prowadzonym przez Krajową Organizację Weryfikacji Autentyczności Leków "KOWAL"

  • Prowadzi katalog towarów dostosowany do specyfiki farmaceutyków
  • Dla każdej pozycji towarowej można wskazać, czy ma mieć kontrolę stanów magazynowych w podziale na numer serii i/lub datę ważności specyfiku
  • Dla każdej pozycji towarowej można wskazać czy podlega raportowaniu do ZSMOPL i serializacji
  • Moduł importu bazy leków z internetu uaktualnia katalog sprzedawanych leków
  • Klasyfikacja towarowa przyspiesza odnalezienie pozycji i porządkowanie katalogu
    sprzedawanego asortymentu
  • Pozwala na tworzenie nieograniczonej liczby cenników złotówkowych i walutowych

Obsługa kontrahentów

  • Prowadzi szczegółową listę klientów i dostawców, monitoruje rozrachunki kontrahentów
  • Kontroluje zezwolenia kontrahentów na obrót farmaceutykami
  • Zawiera rozbudowaną strukturę rabatów dla klienta - rabat domyślny, rabat dla wskazanych Działu/Grupy/Podgrupy towarowej
  • Pozwala na przypisanie domyślnych cenników dla klienta

Rejestracja sprzedaży

  • Prowadzi rejestr sprzedaży VAT.
  • Obsługuje sprzedaż: detaliczną, hurtową, eksportową oraz sprzedaż wewnątrzunijną
    towarów i usług
  • Domyślnie prowadzi sprzedaż zgodnie z metodą FEFO
  • Moduł eksportu faktur sprzedaży do formatu KTO i XML pozwala na przekazanie treści dokumentu w formie elektronicznej w celu wciągnięcia listy sprzedanych towarów
  • Eksportuje dane o sprzedaży do IMS
  • Tworzy raporty sprzedaży farmaceutyków do Ministerstwa Zdrowia

Rejestracja dokumentów zakupu

  • Prowadzi rejestry zakupów VAT
  • Pozwala rejestrować zakupy złotówkowe i walutowe (zakup importowy, faktura WNT
    wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów)
  • Moduł importu faktur zakupu z formatu KTO i XML pozwala na bezbłędne
    wprowadzenie przychodu towaru.
  • Podczas wprowadzania zakupów rejestruje produkty lecznicze w powiązaniu z numerem seryjnym i datą ważności

Gospodarka magazynowa

  • Obsługuje pełną gospodarkę magazynową
  • Generuje dokumenty: przychodu zewnętrznego, rozchodu zewnętrznego, przesunięć magazynowych, rozchodu wewnętrznego, likwidacji, inwentaryzacji, produkcji, kompletacji, dekompletacji
  • Pozwala na wystawianie dokumentów magazynowych przychodu i rozchodu z jednoczesną kontrolą stanów magazynowych
  • Obsługuje nieograniczoną liczbę magazynów z możliwością przesunięć międzymagazynowych
  • Pozwala na definiowanie magazynów blokady z któych sprzedaż jest niemożliwa
  • Generuje pełną dokumentację zablokowania wskazanego numeru seryjnego produktu leczniczego

Przepływ dokumentów

  • Generuje dokumenty przyjęcia magazynowego z wyszczególnieniem serii towarów,
    dat ważności, rozbiciem na palety i kartony
  • Śledzi przepływ dokumentacji papierowej w firmie
  • Wspomaga tworzenie zamówienia towaru do dostawców na podstawie zamówień
    klientów lub na podstawie zgłoszonego zapotrzebowania
  • Pozwala na tworzenie dowolnych typów dokumentów finansowych i magazynowych
    przez użytkownika, dostosowuje sposób i wygląd ich numeracji

Kontrola płatności i zamówień

  • Obsługuje sprzedaż: detaliczną, hurtową, eksportową oraz wewnątrzunijne dostawy towarów
  • Pozwala na tworzenie nieograniczonej liczby cenników złotówkowych i walutowych oraz przypisanie ich do danych klientów
  • Prowadzi indywidualne konta rozliczeniowe klientów i rejestr płatności za faktury
  • Prowadzi pełną obsługę kas (gotówka, karty płatnicze)
  • Współpracuje z drukarkami fiskalnymi (w przypadku sprzedaży detalicznej)
  • Wylicza koszt sprzedaży i wycenia wartość poszczególnych magazynów wg cen nabycia towarów
  • Moduł ofertowania w znaczny sposób porządkuje oferty sprzedaży i późniejsze wprowadzanie zamówień klientów oraz sprzedaży
  • Rejestr zamówień klientów pozwala na automatyczne rezerwowanie towaru oraz automatyczne generowanie faktur sprzedaży

Raporty i zestawienia

  • Zawiera rozbudowane gotowe raporty statystyczne sprzedaży oraz pozwala
    na definiowanie własnych przez uprawnionych użytkowników
  • Automatyzuje przeprowadzenie spisów inwentaryzacyjnych
  • Pozwala na sprawną analizę statystyczną obrotów towarem
  • W przypadku współpracy z Unią Europejską system może posiadać wbudowany
    moduł generowania sprawozdań
  • Intrastat (forma papierowa i elektroniczna w formacie xml)

Współpraca z urządzeniami mobilnymi

  • Obsługuje pełną gospodarkę magazynową
  • Generuje dokumenty: przychodu zewnętrznego, rozchodu zewnętrznego, przesunięć magazynowych, rozchodu wewnętrznego, likwidacji, inwentaryzacji, produkcji, kompletacji, oraz dekompletacji
  • Pozwala na wystawianie dokumentów magazynowych przychodu i rozchodu z jednoczesną kontrolą stanów magazynowych
  • Obsługuje nieograniczoną liczbę magazynów z możliwością przesunięć międzymagazynowych

Wymiana danych

  • Wymiana danych z systemami firm trzecich
  • Manualny import/eksport danych na żądanie użytownika
  • Zautomatyzowany import/eksport danych w formie cyklicznej
  • Obsługa wielu formatów plików
  • Wymiana danych w dowolnym zakresie
  • Możliwość dostosowania modułu do indywidualnych potrzeb
  • Współpraca z każdą wersją programu

System klasy ERP

Bezbłędnie

Pozwala znacznie usprawnić pracę likwidując prawdopodobieństwo pomyłek

Efektywnie

Pozwala na efektywniejsze wykorzystanie potencjału pracowników, którzy zwolnieni są z dotychczasowych, powtarzalnych czynności

Szybko

Skraca czas pracy poprzez automatyzację powtarzalnych procesów

Cechy szczególne



Wspieranie zaleceń Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej

Wewnętrzna walidacja produktu wykonana przez producenta

Obsługa pełnej gospodarki magazynowej, możliwość wydawania towaru metodą FEFO

Wycena kosztu sprzedaży towaru danej serii metodą FIFO (w obrębie danej serii towaru w magazynie)

Rejestracja zezwoleń kontrahenta na obrót wskazanym rodzajem towarów (według kategorii lub wskazanej karty towarowej)

Operacja blokowania serii towaru, blokada całości towaru i zabezpieczenie przed jego sprzedażą

RODO

Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) informujemy, iż:

  • Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest QBS - Quality Business Software Sp. z o.o., ul. Bukowińska 22B, 02-703 WARSZAWA.
  • Kontakt w sprawie ochrony danych osobowych: tel. 22 646 74 24, e-mail: dane-osobowe[znak at]qbs.com.pl.
  • Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu nawiązania kontaktu na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. jako usprawiedliwionego interesu administratora.
  • Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa oraz podmioty będące zaangażowane w kontakt.
  • Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres nie dłuższy niż wymagany dla realizacji celu, dla którego są przetwarzane lub tak długo, jak regulują to aktualne przepisy prawa, lub do czasu odwołania zgody.
  • Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
  • Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niepodanie danych może skutkować niemożnością nawiązania kontaktu.